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年賀状の整理法

2008112
雑情報 (3)
    年賀状の整理法
 
201363日追記
本文で紹介している、コクヨの「はがきさくっとファイリング」は、発売後わずか5年程度で生産中止となり、本内容の大部分は無意味になったので、読む必要はない)
 
 
1. 年賀状の整理
1)  お年玉抽選
年賀状のお年玉抽選日は5年ほど前までは成人の日頃のような気がするが、今年(2008年)は27日である。
年賀状の投函はたいがい7日頃までには終るので、成人の日を含む3連休が年賀はがきの整理には都合が良いのであるが・・・
しかし、お年玉抽選日まで年賀状は整理できないし・・・
 
年賀状作成ソフトを持っている家庭では、成人の日を含む今週末に受け取った年賀はがきを見直し、受領の有無、名前、住所、郵便番号、電話、Eメール先などについて年賀状作成ソフトに登録してあるデータと照合し、最新データに変更する作業を行う。
その後、照合を終えた年賀はがきはお年玉抽選日までゴムなどで束ねて保存することとなる。
そして待ちに待ったお年玉抽選日。昼12時のNHKニュースで発表する当たり番号をメモし、直ちに年賀状が当たっていないかをチェックするが、例年どおり当たるのは末等の切手セットが数枚だけである。
年末ジャンボで億万長者になる確率は天文学的に少なく、当たらなくて当然であるが、年賀状は受け取った枚数も多く、末等でも100枚に3枚は当たるので、なんとなく1等が当たるかもしれないと誰もが淡い期待をするが・・・
番号を確認後、切手セットに当たった年賀状を大事に保管して終了となる。
(このあと、日本郵便局で切手セットとの交換、交換済みのスタンプが押された年賀状を他の年賀状と一緒にして、ゴムで束ねて、引き出しなどに保管してすべてが終わりである)
 
2)  年賀状の保管
年賀状の保管に関して毎年同じ工程を繰り返しているが、古くなった年賀状は、どのように処分しているかな?
 
保管場所が確保できる家庭では、数十年前からのすべての年賀状を保管しているかもしれないが、普通のサラリーマン家庭では、住宅が狭く何年分もの年賀状を保管場所の確保が難しくなっている。また、年賀状作成ソフトの普及により、年賀状のデータ(写真、画像データ以外)は整理して保存、登録できるため、実物の年賀状を保存する意味は薄れてきている。
 
しかし、受け取った年賀状には、親族、友人などの家族が写った旅行先でのスナップ、子供の写真(毎年受領すると子供の成長記録となる)、若いカップルの結婚式の写真などの捨てがたい年賀状もある。
結局、普通の年賀状は廃棄しても、写真や画像入りの年賀状のみだけは保管することとなる。
 
いずれにしても、お年玉抽選を終えた年賀状をどうするかは、毎年、今頃悩む?問題である。
その解決策の一つとして、添付の年賀状お手軽収納術の例を参照のこと。
 
 
以降の内容は、年賀状の保存についてもっと便利にならないかと思った場合のみ、読むこと。年賀状の保存についてまったく気にならない場合には不要である。
 
 
2. はがきさくっとファイリング
201363日追記、コクヨの「はがきさくっとファイリング」は生産中止となった。
KOKUYO、商品情報、はがきさくっとファイリング、生産終了品
http://www.kokuyo-st.co.jp/search/1_detail.php?seihin_sikibetu=1&c1=01&c2=01F8&sid=100114342
よって、以下の説明は読んでも無意味。
コクヨのような大手メーカでも、わずか5年程度で販売したソフトの生産を中止した。大手、中小企業を問わずIT関係のハード、ソフトは、売れなくなるとすぐに販売、アップデートを止めてしまう。関連して、マイクロソフトの「ハガキスタジオ」も販売中止になっている)
 
1)  ソフトの特徴と限界
受け取った年賀状の保存をどうするかは、なんとなく気になるが、と言って大げさに対応するまでもないささいなことであるが、昨年末にこのもやもやを解消できる、新しいソフトが発売されたので紹介する。
ソフト名は「はがきさくっとファイリング」コクヨ、価格3,700円程度
 
このソフトでは、スキャナーで年賀はがき(このソフトでは年賀状のことを年賀はがきと呼んでおり、以降年賀はがきと呼ぶ)4枚の表と裏を読み取り、1枚ずつ表裏をディスプレイ上で見ることができる。
また、年賀はがきの氏名、住所などは認識して従来の年賀はがきソフトのデータと同様に住所録データとして登録できる。
簡潔に言えば、従来の年賀状作成ソフトでは住所録データだけ保存でき、画像データは保存できなかったが、「はがきさくっとファイリング」では住所録と画像データの両方を保存、登録できる。
ただし、年賀はがきの裏面作成機能、印刷機能などはないので、あくまでも、年賀はがきの表と裏を同時に画像で見ることができるファイリングソフトと考えたほうが良い。
近いうちに、このような年賀はがきの画像ファイリングソフトと年賀状作成ソフトが統合したソフトがでてきそうであるが・・・
また、手持ちの年賀状作成ソフトのデータを取り込むことができるため、保存、登録してある氏名、住所、電話番号などはそのまま「はがきさくっとファイリング」の画像データの住所録として使える。
 
2)  うまく使うコツ
私は、このソフトを昨年末(200712)に購入し、保存していた4年前からの年賀はがき及び今年受け取った年賀はがきにこの「はがきさくっとファイリング」を使ったら、結構うまく使えた。
ただし、使い方のコツを知らないと、マニュアルがまだ不完全なせいか、取っ掛かりに戸惑い、時間がかかる。
今回、以下に記載した4.わかりやすい使い方を参考にこのソフトを使うと、手間をかけずに昔の年賀はがきを本当にさくさくとスキャナーで読み込み、手持ちの年賀状作成ソフトの住所録データと照合し、画像データと住所録データの一体化ができる。
最終的に、何年分の年賀はがきであっても、同じ差出人なら、受け取った数年分の年賀はがきの表裏を画像一覧で見ることができる。
これは、結構使える!
 
4年分の受け取った年賀はがきの一覧の例である。
この例では、差出人別であるが、年毎の年賀はがきの一覧も同様に見ることができる。

3. ソフトのわかりやすい使い方
1) 既存の住所録データのインポート
まず、最初に行うことは、既存の年賀状作成ソフトの住所録データを「はがきさくっとファイリング」へインポートしておくこと。
左上のタイトル欄のファイル→インポート→自分の手持ちの年賀状作成ソフトの形式を選択してインポートする。
インポートが完了すると、左横のデータベース(住所録データ欄)に、灰色アイコンのはがき画像なし欄へ住所録が登録されている。今後、年賀はがきの画像データを取り込み、保存されると緑色アイコンの確定欄へ移ることができる。
 
2) 新規の年賀はがきの読み込み条件の設定
左上のタイトル欄の一番左の読み込みをクリック
①はがき画像の読み込み(ステップ1/4)で受け取り日は、ソフトを開いた日、すなわち今日の日である。年賀状の場合には、受け取り日付欄をクリックするとカレンダーがでてくるので、今年なら2008/1/1に変更するとよいかも?
はがきの種別は年賀状、暑中見舞いなどいろいろあるので、確認すること。
②次に読み込み方法では、スキャナーを選択。スキャナーの選定は自動で行われる。
③はがきの置き方は1枚か4枚であるが、年賀はがきの場合は枚数が多いので4枚のほうが便利。
④読み込む面は本ソフトの一番のメリットを享受するため、当然両面とする。
 
3) 年賀はがきの読み込み
①上記が終わったら、スキャニングしたい、年賀ハガキ4枚を裏面を下にして並べる。
②次に、実行をクリック。
③その後、スキャナーからの読み込みのタイトルがでるが、そのままではいつまでたってのスキャニングしない。
この画面の左下端のスキャンをクリックして初めてスキャニングが始まる。
④スキャン中に%が現れる。時間はだいたい5秒程度。
⑤次に画面にはがきの宛名面を読み込みます。はがきを裏返してください。の表示。
年賀ハガキ4枚とも、その位置で裏返す。
⑥スキャンをクリック。
⑦読み込むはがきの枚数は1回に最大80枚程度とする。
(読み込んだはがきの枚数が多すぎると、以降のデータ処理の段階でオーバフローし全部を読み込み、認識できない場合がある。無駄なスキャナー作業とならないように注意すること)
⑧読み込みが終わると、終了をクリックする。
 
注意事項(重要)
a)スキャナーで読み込むに当たり、年、年賀はがき、喪中、暑中見舞いなどを事前に登録することになっており、この登録を間違えないこと。あとでの変更が効かないので、スキャニングする前に注意すること。(メーカにバージョンアップ時に変更可能なようにソフトを変更して欲しいと連絡している)
b)ただし、一旦、2008年年賀はがきと登録すると、次に設定を変えない限りこのままのデータが記憶されているのでそのまま使えて便利である。
c)そのため、年代が異なる年賀はがき、暑中見舞いなどをまとめてスキャニングして登録する場合には、十分注意すること。
d)この登録項目により、自動で画像を年度別の年賀はがきなどと振り分けられる。
 
4) 読み込んだ後の対応
①読み込みを終了すると、自動ではがきのデータ処理を行う。
所要時間として、年賀はがきを30枚スキャナーで読み込んだ場合で30秒程度。その間、右下に表示「はがき画像を切り出しています」(この表示は小さくてわかりにくく、操作をしているのかどうか画面上で動きがなく、何もしていないようで不安になるが・・・切り出していますの意味不明、使用者はとまどってしまうが、単に、スキャナーで読み込んだデータを処理していることである)
②その後、「認識しています」の表示が画面中央に出る。(この表示はわかりやすくて良い)
所要時間は、はがき30枚で3分。だいたいはがき1枚当たり10秒。
③これが完了すると、左横のデータベース欄に、青色アイコンで「新規読み込みはがき」のタイトルに読み込んだはがきの画像が保存される。
④次に、上部左から2番目の新規確認完了のアイコンをクリック。
⑤今回取り込んだ画像データの中で、認識の可否により、自動で緑色アイコンと灰色のアイコンに振り分けされる。
緑色アイコンは画像を認識できたもので今回スキャナーし認識した画像の住所録データが既登録してある住所録データとの照合が一致したもの。灰色アイコンは差出人未確定がでる
緑色アイコンに示されたデータはまったく加工不要で、そのまま新しいデータとなる。
灰色アイコンで表示されるはがきは、上部に表示されているはがきは名前がおかしかったり、不明であったりで認識できないものである。年賀はがきの裏面に書いてある名前、住所などが楷書でない、画像の上にかぶさって書いてある場合などは認識できずに、この欄に移っている。
きちんと認識できた緑色とそうでない灰色との比率は3:2程度である。
 
5)  差出人未確定分の対処
このソフトの氏名などの認識率は悪いが、以下の操作を行うと、容易に正しい緑色アイコンへ変わる。
①スキャナーした差出人未確定の一つのタイトルをクリックし、画像拡大したあと、裏面あるいは表面(上部タイトル欄に「文面を表示」あるいは「宛名面を表示」をクリック)自分で差出人を確認する。
②差出人がわかると、画面欄の画像(差出人未確定との表示)既登録してある左横の緑色アイコンの確定住所録データあるいは、はがき画像なしの該当する宛名のところへこの画像をドラッグする。
③そうすると、「選択中のはがき一枚を差出人「○○○」へ再振り分けします」の表示が出るので、OKをクリックする。
④確定した○○○の宛名の画像が既存の画像とともに表示され終了。
これにより、既登録している住所録データと画像が一体化され、認証済みとなり、緑色のデータ欄へ自動的に移る。
 
注意事項(重要)
a)このソフトの氏名、住所などの文字認識率は悪いので、年賀状を作成するために必要な住所録データは既存の「筆まめ」「筆王」「筆ぐるめ」「はがきスタジオ」などの年賀状作成ソフトを使ってチェック、登録を行うこと。
b)このソフトの住所録データは、あくまでも年賀状作成ソフトからインポートして使うのが良い。
 よって、毎年、年賀状作成ソフトで最新データに更新したら、このソフトへ最新データを再インポートして更新すること。
c)このソフトはあくまでも、年賀はがきの表裏を氏名ごとあるいは年毎の年賀はがきの一覧を見ることができる機能に絞ったほうが良い。 
  
この「はがきさくっとファイリング」は、住所録データは不完全であっても、受領した毎年の年賀はがきを画像処理できて保存できるので、コレだけの機能だけでも、使う価値はあると思う。
 
 
参照資料
雑情報を作成するにあたり、参考となる/参考にした新聞、雑誌などの出典元、年月日、タイトルを載せる。
 
1.年賀状の整理
★日本経済新聞  200815     本田弘美さんに学ぶ「年賀状お手軽収納術」
                                                         年賀状 手早く整理し活用

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  1. 2013年06月03日 16:14 |
  2. 生活(整理 清掃 マナー)